Met betrekking tot E-Mail zijn er veel mogelijkheden. Allereerst is er een echt volwaardig E-Mail account. Hiermee kunt u als gebruiker e-mail ontvangen in een echte mailbox, de mails komen binnen op de server, en u kunt ze met een e-mail programma ophalen of met webmail bekijken, wanneer het u uitkomt. Daarnaast zijn er Forwarders en Autoresponders, Mailing lists en Vakantieberichten, spambestrijding (SpamAssassin) en spamfilters. Wij kunnen ons voorstellen dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Op deze pagina treft u meer informatie aan.
POP3 E-mail accounts
U bent deze afkorting vast vaker tegengekomen, mogelijk zonder erbij stil te staan wat het nu eigenlijk betekent? POP3 staat voor Post Office Protocol, versie 3. Het is een zeer veel gebruikt protocol om e-mail op te halen van een mailserver. Postkantoor (post office) impliceert al dat het om meer gaat dan alleen maar mailtjes versturen. Net zoals op een conventioneel postkantoor zal post tijdelijk op een bepaalde plaats opgeslagen liggen, gesorteerd worden en op enig moment wordt het bezorgd. Wanneer het bezorgd wordt bepaalt u, daarmee houdt de vergelijking dan op. De mails worden verzonden over een TCP/IP verbinding. Dit protocol wordt ook gebruikt voor het verzenden van HTML en FTP, en poort 110 is gereserveerd voor inkomende mail. Poort 25 is gereserveerd voor uitgaande mail. Voor uitgaande mail wordt een ander protocol gebruikt (SMTP) dat TCP poort 25 gebruikt. Tot zover is alles helemaal vergelijkbaar met uw ISP (Internet Service Provicer), waar u vermoedelijk reeds een e-mail acount heeft. Een hoop afkortingen en uitleg om te komen op het volgende;
Op uw domein kunt u een eigen e-mail account aanmaken, dat met dezelfde protocollen en poorten werkt als uw internet provider. Dat betekent dus dat u mail kunt verzenden en ontvangen met / op uw eigen domein, dus janjanssen@mijndomein.nl bijvoorbeeld.
In het Control Panel vindt u -indien beschikbaar- bij "E-mail beheer" de optie "POP3 E-mal accounts":
Merk op: u zult zien dat er al een POP3 e-mail account bestaat. Dit is het hoofd e-mail account. Dit account kunt u niet verwijderen en ook niet wijzigen, omdat het onderdeel uitmaakt van uw systeemaccount.
U kunt echter naast het hoofd-account ook een nieuw POP3 e-mail account aanmaken, dat vereist alleen het invullen van een naam (het domein is immers al bekend). Daarnaast moet er een wachtwoord opgegeven worden. Het is aan te raden om het systeem zelf een wachtwoord te laten genereren. Het POP3 protocol is niet heel erg veilig, een sterk en moeilijk te raden wachtwoord is belangrijk. Als u zelf een wachtwoord verzint, laat het dan uit minstens 7 tekens bestaan, hoofdletters, kleine letters en cijfers. We hebben als voorbeeld de onderstaande mailaccount gemaakt:
Uw hostingpakket heeft een maximumruimte die door allerlei bestanden in beslag mag worden genomen. De ruimte die uw E-mail accounts in beslag nemen gaan ten koste van de ruimte die bij uw webhostingpakket van toepassing is. U kunt opgeven hoeveel ruimte een E-mail account mag gebruiken. Hiermee voorkomt u problemen t.a.v. de maximaal beschikbare ruimte voor uw webhostingpakket. En bedenk: uw E-mail programma kan berichten downloaden van uw domein, waarna de berichten op de server verwijderd worden - dit kunt u veelal in het E-mail programma op uw PC instellen.
Na het invullen van bovenstaand formulier ziet u een overzichtspagina zoals hieronder, met alle informatie betreffende het E-mail account:
De POP3 server kunt u -samen met het wachtwoord en de accountnaam- invullen in uw E-mail programma. Voor de Server voor uitgaande mail (SMTP) vult u echter de SMTP server van uw eigen ISP (Internet Service Provider) in. Deze gegevens hebt u gekregen toen u uw internet abonnement afsloot bij uw Internet Provider, bijvoorbeeld WXS, XS4ALL, KPN, UPC, enzovoort. In Windows Outlook 2007 vult u dan onderstaande E-mail account gegevens in (volgens voorbeeld hierboven, en in uw geval natuurlijk andere gegevens):
Met deze instellingen zult u e-mail kunnen versturen en verzenden op het eigen domein. Eventueel kunt u de instellingen die u in Outlook moet invullen downloaden vanuit het Control panel. Daartoe kiest u dan de optie "POP3 E-mal accounts" bij "E-mail beheer". In het scherm dat dan verschijnt kunt u van elk E-mail account de instellingen downloaden, zie de afbeelding hieronder:
De pagina die dan verschijnt bevat instellingen die u direct kunt opnemen in de Windows registry.
Forwarders
U kunt een inkomende e-mail direct laten doorsturen naar een willekeurig ander (bestaand) e-mail adres. Dit noemen we forwarden. In het Control Panel vindt u -indien beschikbaar- bij "E-mail beheer" de optie "Doorsturingen (forwarders)":
Met deze menukeuze kunt u Forwarders instellen. U ziet een overzicht van reeds aangemaakte E-mail forwarders, deze kunt u aanpassen. Daarnaast vind u een mogelijkheid om een nieuwe forwarder aan te maken. We klikken als voorbeeld in het onderstaande scherm op "Nieuw doorstuur e-mailadres (e-mail forwarders)".
Het vervolgscherm spreekt voor zich. U vult een e-mail adres in voor het eigen domein, bijvoorbeeld administratie@mijndomein.nl (in onderstaand voorbeeld zou dat administratie@d-dighosting.nl worden). En daaronder staat een invoerveld waarin u kunt opgeven waar het mailtje naartoe gestuurd moet worden. Meer is het niet, maar toch is deze mogelijkheid handig door zijn eenvoud. Mails worden niet op de server opgeslagen, een binnenkomend mailtje op uw domeinnaam zal nu direct doorgestuurd worden naar het doel adres, mits het verstuurd werd aan het juiste e-mail adres dat u invulde in dit scherm.
U kunt meerdere e-mail adressen invullen in het Doel Email veld, hetgeen een forwarder toch een heel krachtige optie maakt. Een mail naar één e-mail adres op uw domeinnaam kan op deze manier direct worden doorgestuurd naar verschillende geadresserden, die ieder voor zich hetzelfde mailtje ontvangen. En dit, terwijl het e-mail adres op uw domein niet eens een echte bestaande POP3 e-mail account hoeft te zijn. U kunt in principe elke naam verzinnen die u geschikt lijkt voor uw domein, en deze koppelen aan elk willekeurig doel e-mail adres.
Autoresponders
Met een autoresponder kunt u automatisch een antwoord (response) versturen indien iemand u een mail stuurt. Een autoresponder zal op alle ontvangen berichten antwoorden, ongeacht de inhoud. De verzendende partij weet dan dat het mailtje in goede orde is ontvangen, en dat u er op enig moment op zult terug komen indien de aard en inhoud van de mail dit vereist. U kunt het ook geavanceerder inrichten: stel dat u een autoresponder instelt op prijslijst@uwdomein.nl, dan zal een willekeurige mail aan prijslijst@uwdomein.nl automatisch een prijslijst kunnen antwoorden als automatische respons. U kunt geen autoresponder instellen als de gebruikersnaam al wordt gebruikt voor een POP3 e-mail account, forwarder of mailinglijst.
U vindt de autoresponder instelling -indien beschikbaar- in het Control Panel bij "E-mail beheer" bij de optie "Autobeantwoorders (autoresponders)".
HTML is niet mogelijk, de tekst dient platte tekst te zijn. U kunt in het CC veld een tweede ontvanger invullen. Dan zal een kopie van de autoresponder tekst gestuurd worden naar dit e-mail adres. Door dit CC veld in te vullen kunt u bijhouden hoeveel mails er verstuurd worden door de autoresponder. Vult u hier niets in, zult u niet weten of, wanneer en hoe vaak de autoresponder in werking treedt.
Belangrijk: u moet een POP3 account of een forwarder hebben ingesteld die gekoppeld is met de autoresponder (zelfde e-mail adres), anders werkt het niet. Degene die de mail verstuurd aan het autoresponder e-mail adres zal dan een systeem-mailtje ontvangen dat het bericht niet afgeleverd kon worden.
Als u de inkomende mail wilt negeren, kunt u een forwarder maken met dezelfde naam als de autoresponder. U vult dan bij de forwarder als doel e-mail adres :blackhole: in. Degene die de mail verstuurt zal dan geen foutmelding krijgen, maar zal de autoresponder tekst toegemaild krijgen. U wordt niet op de hoogte gesteld, maar de autoresponder werkt wel (de autoresponder tekst wordt keurig verstuurd).
Vakantieberichten
Met een vakantiebericht kunt u anderen laten weten dat u tijdelijk niet aanwezig bent. U vindt de vakantiebericht instelling -indien beschikbaar- in het Control Panel bij "E-mail beheer" bij de optie "Vakantieberichten":
Een vakantiebericht kan bijvoorbeeld luiden "Uw e-mail is in goede orde ontvangen, echter momenteel kunnen we deze niet beantwoorden. In week 31 zullen we uw vraag in behandeling nemen." Vakantieberichten werken alleen in combinatie met een reeds bestaande POP3 E-mail account. U kunt dus geen forwarder koppelen aan een vakantiebericht. De Control Panel pagina waarin u de vakantieberichten kunt bijwerken en aanmaken ziet er alsvolgt uit:
Catch-All E-Mail
Als de server een e-mail ontvangt op een niet bestaand e-mail adres, kunt u bepalen wat er moet gebeuren. Er moet in elk geval iets gebeuren. De server zal iets moeten doen met de ontvangen mailtjes. U vindt de Catch-All E-mail instellingen in het Control Panel bij "E-mail beheer" bij de optie "Catch-all e-mail":
Het control panel geeft u drie mogelijkheden:
- De server verwijdert de berichten en stelt de afzender in kennis van het feit dat het adres niet bestaat
- De server verwijdert de berichten zonder de afzender in kennis te stellen
- De server forward het bericht naar een geldig e-mail adres.
U kunt in het control panel de gewenste keuze instellen:
